Was mich die letzte Tage immer wieder beschäftigt, ist eine sinnvolle Systematisierung eines E-Mail-Postfachs. Dies hat zwar relativ wenig mit dem Bloggen zu tun, könnte aber für den ein oder anderen von Interesse sein. Mir ist bewusst, dass bei einigen, vielleicht sogar bei vielen, das private Postfach relativ wenig Aufmerksamkeit zu Teil kommt, wenn es um Ordnung, Archivierung und Workflow geht. Zurückzuführen ist dies wohl auf die nicht vorhandene Anforderung des dauerhaften Speicherns von Informationen. Nur was ist, wenn man auf E-Mails von vor fünf Jahren zurückgreifen muss und man in der Vergangenheit erhaltene Daten benötigt.Wie man dieser Anforderung gerecht werden kann, konnte ich auch mit ein wenig Recherche im Web nicht vollständig für mich klären.

Wichtig ist bei der E-Mail-Archivierung natürlich neben der sinnvollen Organisation vor allem auch die Möglichkeit der schnellen Auffindbarkeit von Informationen und einzelnen E-Mails.

Wie sollte man das Postfach im Idealfall organisieren, welche Systematik hat sich bewährt?

Sicherlich sind für ganz unterschiedliche Aufgaben, verschiedenartige Techniken sinnvoll. Auch erlauben verschiedene E-Mail-Programme und Webservices unterschiedliche Archivierungsmöglichkeiten. So haben z.B. die üblichen E-Mail-Programme (Outlook, Thunderbird, The Bat, usw.) häufig Ordner mit weiteren Unterordner. Die Ordner existieren zwar häufig auch bei den Webservices (Gmx.de, Web.de, Gmail.com, usw.), aber z.B. Gmail hat nur einen Archivierungsordner und sogenannte Label. Label können E-Mails zugeordnet werden und dienen (vereinfacht) als Suchordner.

Die Internetrecherche und die Reflexionen meiner bisherigen Erfahrungen ergab die folgenden Liste mit Ansätze, die mit Sicherheit nicht vollständig ist.

Organisation nach Aufgaben/Projekten
Bei diesem Ansatz wird jeder Aufgabe oder jedem Projekt ein eigener Ordner gewidmet und enthalten sämtliche Kommunikation zum Thema. Unterordner sind denkbar. Problematisch könnten E-Mails mit aufgabenübergreifenden Focus sein.

Organisation nach Namen/Firmen
Diese Ordner enthalten die Kommunikation zu bestimmten Namen bzw. Firmen. Diese Art der Ablage hat aber den Nachteil, dass man genau wissen muss, wer einem die gesuchte E-Mail geschickt hat. Zudem kann man bei dieser Ablage nur sehr schlecht Konversationen folgen, sofern mehr als zwei Beteiligte dabei waren.

Verwendung eines Archiv-Ordners
Bei diesem Ansatz werden aller E-Mails in einem einzigen Archiv-Ordner abgelegt. Zuerst haben ich von diesem Ansatz bei Fred Burnel gelesen, der mit diesen Ansatz gute Erfahrungen gemacht hat. Der gewichtige Vorteil den er hierbei sieht, ist die Zeiteinsparung sowohl bei dem Archivieren als auch bei dem Suchen von Informationen, da jeweils nur ein Ordner in Frage kommt. Obwohl man zuerst denken könnte, dass die Suche nach Informationen und bestimmten E-Mails länger dauern könnte, sollte man dies aber auch als Chance sehen, schließlich gibt es nur einen Ordner in dem man suchen muss. Zudem haben die Webservices und Programme in der Regel ausgesprochen leistungsstarke Suchen.

Meine bisherige Archivierung von E-Mails ist geordnet nach Themen. Also habe ich gut 10 verschiedene Ordner mit z. T. einigen weiteren Unterordnern. Das Einsortieren der E-Mails ist bei dieser geringen Anzahl von Ordnern zwar einigermaßen schnell erledigt, jedoch habe ich ab und zu Probleme bestimmte E-Mails oder Informationen schnell wiederzufinden. Zukünftig bin ich gewillt einmal den Ansatz probieren, bei dem alle E-Mails in einen Archiv-Ordner abgelegt werden. Doch vorher würde ich gern ein paar Meinungen von euch hören.

Also es würde ich interessieren, ob und wie ihr eure E-Mails archiviert? Gibt es anderen sinnvolle und praktikable Ansätze. Was hat sich bei euch bewährt?

Zusatz-Tipp: Löschen!
Ein nachvollziehbar sinnvoller Tipp liegt im schnellen Löschen von E-Mails, die vermutlich nicht mehr benötigt werden. Also „delete, delete, delete“ wie auf 43folders vermerkt ist. Viele der E-Mails die man erhält beinhalten zwar Informationen, jedoch ist fraglich, ob man diese auch wirklich noch einmal benötigt oder aber nur als Balast im E-Mail-Postfach liegt. Dieser Belast erschwert das schnelle Auffinden von Informationen und kann verhindert werden. Alternativ könnte man auch überlegen, einen Ordner mit „gelöschten“ oder „nicht mehr benötigten“ E-Mails anzulegen – für all diejenigen, die sich nicht ganz von ihrer Sammelwut trennen mögen.

Jan Tißler vom Upload-Magazin hat sich dem Lebenszyklus eines Weblogs angenommen und ihn in fünf Phasen unterteilen können. Angefangen von der “Annäherung” bis hin zur bedingungslosen “Sucht” bloggen zu müssen.

Meiner Meinung nach könnte man das Bloggen ja noch feingranularer Untergleidern, aber dies ist auf jeden Fall schon einmal ein sehr guter Anfang. Hm, mal überlegen in welcher Phase ich mich gerade befinde…

• Blog Publishing – Das Wired Magazin erklärt den Prozess, der mit Veröffentlichung eines Blog-Artikels ausgelöst wird. “You have a blog. You compose a new post. You click Publish and lean back to admire your work.” (Via live.hackr)
• Bloggen & Recht – Henning Krieg stellt seine Vortragsfolien öffentlich zur Verfügung, nachdem er vergangenes Wochenende entsprechende Session auf dem WordCamp08 in Hamburg hielt.
• 9.2% der Fortune 500 Unternehmen haben ein Corporate Blog – In diesem Wiki sind zahlreiche Beispiele für die Corporate Blogs zusammengetreten. Zudem enthält das Wiki ein Erklärungsmodell Blogs, welches die beiden Aspekte “Content Style” mit den Ausprägungen “Information vs. Commentary und “Writing Style” mit den Ausprägungen “Logical & Formal vs. Casual & Colloquial”.
• Corporate Blogs der Dax Unternehmen sind bisher eher dürftig gesät. Meike Ullrich von den Blogpiloten macht sich auf die Suche.
• Chryp – Eine PHP, MySql und Ajax basierende Blogsoftware mit zahlreichen Themes und Plugins. (Via Web2.0Sammelalbum)

Commoncraft erklärt Blogs.

[youtube NN2I1pWXjXI Blogs in Plain English]

Via Basic.

Wikis schaffen so langsam den Schritt vom alleinigen Einsatz durch die Geeks zu dem Einsatz in Unternehmen. Per Definition ist ein Wiki

“eine Sammlung von Intranet- oder Internetseiten, die von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch in Echtzeit online geändert werden kann. Wikis ermöglichen es, dass verschiedene Menschen gemeinschaftlich an Texten arbeiten. Neben der Autorenschaft besteht die Mitarbeit bei Wikis oft auch in der redaktionellen Mitarbeit.” (Wikipedia)

Für Wikis lassen sich unterschiedliche Einsatzgebiete innerhalb von Unternehmen rund um das Thema Informations- und Wissensmanagement identifizieren. Hierbei ist zu unterscheiden, wie weitreichend der Nutzerkreis des jeweiligen Wikis sein soll. Handelt es sich um ein projektbezogenes oder um ein Abteilungswiki. Die ist insbesondere bei den Zugriffsrechten zu beachten, da alle Informationen nicht auch gleichzeitig für alle Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich sein sollen. Mögliche Einsatzgebiete für Wikis sind zum Beispiel:

• Dokumentation des Wissens der Mitarbeiter über Arbeitsabläufe, Organisationsstrukturen, Fachwissen.
• Dokumentation zu Individualsoftware, welche von dem Unternehmen eingesetzt wird. Dies kann in Form eines Handbuches, Tippsammlung o. ä. erfolgen.
• Kollaborative Weiterentwicklung von Projekten und Briefings
• Dokumentation von (Software)-Projekten
• Kollaborative Sammlung von Daten
• …. (diverse weitere Einsatzgebiete sind möglich)

Allerdings stehen dem Einsatz von Wikis in Unternehmen einige Probleme im Wege, welche die Akzeptanz der Wikis bei den Mitarbeitern betreffen, denn nicht jeder erkennt sofort das Potential des Tools. Diesen Akzeptanzproblemen muss durch Training und Schulung entgegengewirkt und aufgeklärt werden.

Sicherlich werden viele der Mitarbeiter sich über den Sinn und den Nutzen des Wikis monieren, denn sie fragen sich, warum sie ihr eigenes Wissen dokumentieren soll und was es ihnen nützen würde.

Ein weiteres Problem stellt die Technik und die Komplexität des Wikis dar. Auch wenn die Funktionsweise eines Wiki recht simpel ist, kann sie nicht sofort von jedem verstanden und effektiv eingesetzt werden. Um die Ängste vor der neuen Technik oder etwas falsch/kaputt zu machen, sollte den Mitarbeitern eine Dokumentation der Funktion ausgehändigt werden, als auch eingangs eine Schulung stattfinden, in der die Funktionsweise und die grundlegenden Funktionen samt gundlegenden Syntax erläutert werden. Diese Aspekte sind besonders wichtig, sofern das eingesetzte Wiki keinen WYSIWYG-Editor besitzt. Ein WYSIWYG-Editor (What you see is what you get) erlaubt eine grafische Gestaltung des Textes, ähnlich wie der ein gängigen Textverarbeitungsprogrammen.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist die Zeit. Wieviel Zeit sollen die Mitarbeiter pro Woche oder pro Monat aufbringen, um die alltäglichen Aufgaben nicht zu vernachlässigen. Hier kann entsprechend eine Richtzeit vorgegeben werden, die nicht überschritten werden soll. Dies hat zur Folge, dass die Inhalte des Wikis stetig wachsen. Einemöglicht Richtzeit könnte zum Beispiel 1 Stunde pro Woche sein.

Zu guter Letzt muss man noch auf das vielleicht wichtigste Thema eingehen, die Teilnahme. Es macht absolut keinen Sinn ein Wiki in der Abteilung zu installieren, wenn niemand es nutzt. Daher ist es besonders wichtig, die Mitarbeiter entsprechend von dem Wiki und dessen Potential für das gemeinschaftliche Arbeiten. Geht man bei der freien Enzyklopädie Wikipedia davon aus, dass circa 90 % der Nutzer nur die Inhalte konsumieren und circa 10 % der Nutzer Inhalte produzieren (Poweruser sind wahrscheinlich nur wenige Prozente), ist dies keine Basis für ein unternehmensinternes Wiki. Der Anteil der produzierenden Mitarbeiter sollte möglichst über 50 % liegen, da andernfalls die Motivation derer sinkt, die Inhalte einstellen und weiterentwickeln.

Einen Überblick über die gängigen Softwarelösungen für Wikis ist unter anderem hier und hier zu finden.

Weiterführende Artikel:

• Five Ways To Get Your (Corporate) Wiki On – Informationweek
• Die gläserne Firma – Brand eins

Für alle ambitionierten Blogger sind hier mal zwei Wege aufgezeigt, wie man zum A-Blogger aufsteigen kann. Ursprünglich stammt der Comic von We Blog Comics.

Gefunden bei Blogtalks.

Wer diejenigen Besucher, die über die Suchmaschine Google kommen, direkt ansprechen will, kann dies durch einfügen einiger kleiner Codezeilen sehr einfach machen. Dies funktioniert eigentlich genauso wie die Landingpages. Zudem kann man diese Codezeilen sehr einfach auf alle anderen Suchmaschinenen oder Domains anpassen. Ich habe dies hier nur mal stellvertretend für Google aufgezeigt, da hierdie meisten Suchmaschienenbesucher über Google kommen.

< ?php if (ereg("google.", $_SERVER['HTTP_REFERER']) &&ereg("q=", $_SERVER['HTTP_REFERER'])) : ?>
Hier den Text, den ausschließlich die Google Besucher sehen sollen.
< ?php endif; ?>

Die Zwischenräume bei den <?php Statements sind natürlich zu entfernen, damit es auch tatsächlich funktioniert. Anschließend ie Codezeilen an gewünschter Stelle in das Template des Weblog oder der Homepage einfügen.

Bei mir wird den Suchmaschinennutzern aktuell ein wenig Werbung dargeboten. Den regelmäßigen Nutzern, die nicht über Google kommen, wird diese Werbung somit entsprechend nicht angezeigt. Man kann durch diese Variante allerdings auch andere Inhalte präsentieren, sei die persönliche Ansprache der Googlenutzer a la Landingpage oder die Anzeige von relevanten Beträgen, die auch zur Suchanfrage passen.

Es gibt eine neue Ausgabe meines Artikels Firefox Extensions und Addons für Blogger. Mashables war so freundlich diese Thema nochmal auszunehmen und die Linkliste mit Firefox Addons für Blogger zu erweitern. Das Ergebnis des Artikels waren mehr als 40 für Blogger interessante Addons aufgeteilt in die Themengebiete Blog Publishing, Uploading Photos and Media, Blog Tools und Blog Design, Customization and Development.

Eigentlich eine sehr beeindruckende Liste, auch wenn die Themengebiete zum Teil mit recht redundanten Addons befüllt wurden.

Jan Tißler vom UPLOAD Magazin hat eine sehr nettes Projekt ins Leben gerufen, bei der Blogger ihre Erfahrung untereinander teilen. Blogtipps für Einsteiger heisst es. Zudem wird nach Ablaufs des Projektzeitraums ein Goddie iHv 100 Eur verlost. Einsendeschluss ist Sonntag, 22. Juli, Mitternacht. Falls ich genügend Zeit finde und ne lustige Idee, werde ich auch einen Betrag zum Projekt schreiben.

Nachdem Feedburner in der letzten Woche die Services MyBrand und SiteStat PRO kostenlos gemacht hat, folgt diese Woche eine weiteres Feature. Gemeint ist die Integration von des Feedburner Services in Googles Blogger Plattform. Ab sofort können sowohl auf http://YOURNAME.blogspot.com als auch mit eigener Domain erreichbarer Blogspot-Blogs ihre RSS-Leser mit wenigen Handgriffen auf eine Feedburner-Adresse weiterleiten und die Statistik-Tools von Feedburner nutzen.

Äußerst hilfreich bei der Einstellung des Feedburner-Redirect erscheint die extra bereitgestellte und mit Screenshots illustrierte Hilfe. Hier kann man den Quick Start for Blogger einsehen.