Was mich die letzte Tage immer wieder beschäftigt, ist eine sinnvolle Systematisierung eines E-Mail-Postfachs. Dies hat zwar relativ wenig mit dem Bloggen zu tun, könnte aber für den ein oder anderen von Interesse sein. Mir ist bewusst, dass bei einigen, vielleicht sogar bei vielen, das private Postfach relativ wenig Aufmerksamkeit zu Teil kommt, wenn es um Ordnung, Archivierung und Workflow geht. Zurückzuführen ist dies wohl auf die nicht vorhandene Anforderung des dauerhaften Speicherns von Informationen. Nur was ist, wenn man auf E-Mails von vor fünf Jahren zurückgreifen muss und man in der Vergangenheit erhaltene Daten benötigt.Wie man dieser Anforderung gerecht werden kann, konnte ich auch mit ein wenig Recherche im Web nicht vollständig für mich klären.

Wichtig ist bei der E-Mail-Archivierung natürlich neben der sinnvollen Organisation vor allem auch die Möglichkeit der schnellen Auffindbarkeit von Informationen und einzelnen E-Mails.

Wie sollte man das Postfach im Idealfall organisieren, welche Systematik hat sich bewährt?

Sicherlich sind für ganz unterschiedliche Aufgaben, verschiedenartige Techniken sinnvoll. Auch erlauben verschiedene E-Mail-Programme und Webservices unterschiedliche Archivierungsmöglichkeiten. So haben z.B. die üblichen E-Mail-Programme (Outlook, Thunderbird, The Bat, usw.) häufig Ordner mit weiteren Unterordner. Die Ordner existieren zwar häufig auch bei den Webservices (Gmx.de, Web.de, Gmail.com, usw.), aber z.B. Gmail hat nur einen Archivierungsordner und sogenannte Label. Label können E-Mails zugeordnet werden und dienen (vereinfacht) als Suchordner.

Die Internetrecherche und die Reflexionen meiner bisherigen Erfahrungen ergab die folgenden Liste mit Ansätze, die mit Sicherheit nicht vollständig ist.

Organisation nach Aufgaben/Projekten
Bei diesem Ansatz wird jeder Aufgabe oder jedem Projekt ein eigener Ordner gewidmet und enthalten sämtliche Kommunikation zum Thema. Unterordner sind denkbar. Problematisch könnten E-Mails mit aufgabenübergreifenden Focus sein.

Organisation nach Namen/Firmen
Diese Ordner enthalten die Kommunikation zu bestimmten Namen bzw. Firmen. Diese Art der Ablage hat aber den Nachteil, dass man genau wissen muss, wer einem die gesuchte E-Mail geschickt hat. Zudem kann man bei dieser Ablage nur sehr schlecht Konversationen folgen, sofern mehr als zwei Beteiligte dabei waren.

Verwendung eines Archiv-Ordners
Bei diesem Ansatz werden aller E-Mails in einem einzigen Archiv-Ordner abgelegt. Zuerst haben ich von diesem Ansatz bei Fred Burnel gelesen, der mit diesen Ansatz gute Erfahrungen gemacht hat. Der gewichtige Vorteil den er hierbei sieht, ist die Zeiteinsparung sowohl bei dem Archivieren als auch bei dem Suchen von Informationen, da jeweils nur ein Ordner in Frage kommt. Obwohl man zuerst denken könnte, dass die Suche nach Informationen und bestimmten E-Mails länger dauern könnte, sollte man dies aber auch als Chance sehen, schließlich gibt es nur einen Ordner in dem man suchen muss. Zudem haben die Webservices und Programme in der Regel ausgesprochen leistungsstarke Suchen.

Meine bisherige Archivierung von E-Mails ist geordnet nach Themen. Also habe ich gut 10 verschiedene Ordner mit z. T. einigen weiteren Unterordnern. Das Einsortieren der E-Mails ist bei dieser geringen Anzahl von Ordnern zwar einigermaßen schnell erledigt, jedoch habe ich ab und zu Probleme bestimmte E-Mails oder Informationen schnell wiederzufinden. Zukünftig bin ich gewillt einmal den Ansatz probieren, bei dem alle E-Mails in einen Archiv-Ordner abgelegt werden. Doch vorher würde ich gern ein paar Meinungen von euch hören.

Also es würde ich interessieren, ob und wie ihr eure E-Mails archiviert? Gibt es anderen sinnvolle und praktikable Ansätze. Was hat sich bei euch bewährt?

Zusatz-Tipp: Löschen!
Ein nachvollziehbar sinnvoller Tipp liegt im schnellen Löschen von E-Mails, die vermutlich nicht mehr benötigt werden. Also „delete, delete, delete“ wie auf 43folders vermerkt ist. Viele der E-Mails die man erhält beinhalten zwar Informationen, jedoch ist fraglich, ob man diese auch wirklich noch einmal benötigt oder aber nur als Balast im E-Mail-Postfach liegt. Dieser Belast erschwert das schnelle Auffinden von Informationen und kann verhindert werden. Alternativ könnte man auch überlegen, einen Ordner mit „gelöschten“ oder „nicht mehr benötigten“ E-Mails anzulegen – für all diejenigen, die sich nicht ganz von ihrer Sammelwut trennen mögen.

Im Rahmen einer Master-Abschlussarbeit an der Universität Fribourg (CH) im Bereich “Organisationskommunikation” ist eine Studie über die Rezipienten von Corporate Blogs durchgeführt worden. Dabei sind folgende Ergebnisse gefunden worden. Eine ausführliche Beschreibung der Ergebnisse sind hier herunterzuladen.

Die in dieser Studie untersuchten Rezipienten sind eine hochspezialisierte Gruppe von jungen, gutgebildeten und informationshungrigen Vielnutzern, welche Informationen über neue Kommunikations-Trends im Internet und Inhalte aus Corporate Blogs aktiv über (digitale) interpersonale Kommunikationskanäle weiterverbreiten. Guter Inhalt, Quellentransparenz und eine Kommentarfunktion sind primäre Einflussfaktoren für die Glaubwürdigkeit eines Corporate Blogs.

• Zu den Nutzungsmotiven für das Lesen von Firmen-Weblogs gehören v.a. die allgemeine Informationssuche sowie die Beobachtung einer Branche.
• Der Grad an Meinungsführerschaft unter den Rezipienten von Corporate Blogs ist sehr hoch.
• Für die Zuschreibung von Glaubwürdigkeit eines Corporate Blog sind in erster Linie der Inhalt sowie die Quellentransparenz ausschlaggebend.

[slideshare id=302441&doc=rezipienten-von-corporate-blogs-schneider-tanner-2008-1205272513146128-2&w=425]

Eine Studie des China Internet Network Information Center (CNNIC) hat den chinesischen Blog-Markt näher betrachtet. Hierbei sind einige sehr beeindruckende Fakten entdeckt worden, welche sich auf den Zeitpunkt November 2007 beziehen.

• 47 Mio. chinesische Blogger teilen sich in
• 53% weibliche, 47% männliche Blogger und schreiben in
• 72 Mio. chinesische Blogs über
• alltägliche Themen, wie Kultur, Militär, Wirtschaft, Tourismus, Lebensweisen usw.
• und stellen damit einen wichtigen Informationskanal für die Chinesen dar.
• 66% erwägen große Bloganbieter zu verlassen und eine eigene Domain zu registrieren
• Häufigste genutzte Features: Bilderupload, Einbindung von Musik und Videos
• Häufigste gewünschte Features: Speichererweiterung, Anpassung des Designs

Weitere Informationen und Ergebnisse der Studie.

Auch wenn die an dieser Stelle beschriebene Studie zu Corporate Blogs bereits einige Monate alt ist, denke ich, dass die Studie das Thema sehr gut trifft und mit kurzen Worten prägnant beschreibt. Die Studie „Corporate Blogs: Problemfelder und Erfolgsfaktoren“ wurde von dem Online-Marketing Unternehmen Bloofusion nach Durchführung einer Umfrage erstellt. Ziel der Umfrage war die Messung der Wirkung von Corporate Blogs sowie dieIdentifizierung von Erfolgsfaktoren und Problemfelder.

Ausgehend von einer anderen Studie, in der unter anderem festgestellt wurde, dass gut 23% der Befragten Blogs als „vertrauenswürdige Informationsquelle“ halten und Corporate Blogs nur 11% der Befragten , wurden circa 50 deutschsprachige Corporate Blogs und deren Inhalte betrachtet.

(Screenshot aus Studie)

Recht gut getroffen, finde ich das Fazit der Studie.

Blogs sind keine Selbstläufer. Vor allem ist ein Blog kein weiterer Kanal für die Verbreitung von PR-Meldungen. Unternehmen müssen kreative Strategien entwickeln und sinteressante, persönliche und bisweilen auch kontroverse Inhalte einstellen.

Auch wenn der Fokus auf der Suchmaschinen-Optimierung liegt, ist es wichtig, Corporate Blogs nicht primär unter diesem Aspekt zu betreiben. Für gute Suchmaschinen- Rankings ist vor allem entscheidend, dass möglichst viele andere Blogs auf das eigene Blog verlinken. Eine gute Verlinkung kann aber nicht erzwungen oder gekauft werden, sondern entsteht dadurch, dass das Blog von der Community als relevant eingestuft wird.

Deswegen ist es bei Corporate Blogs so wichtig, auf attraktive Inhalte zu setzen. Noch viel wichtiger ist aber der Faktor Geduld, denn das Vertrauen der Community erreicht man nicht über Nacht.

Download der Studie: http://www.bloofusion.de/news-artikel/standpunkt/corporate-blogs/index.shtml

Was sind Memetracker und News-Aggregatoren? Meme stammt von dem Word Memorandum und erklärt einen sich selbst fortpflanzenden Gedanken von einem Wirt zum nächsten. Für Blogger bieten Meme-Dienste die Möglickeit immer ein Ohr an der Blogosphere zu haben, um den aktuellen “buzz” zu identifizieren und zu verfolgen. Die Top-Stories, also Themen mit den größten Buzz werden entsprechende referenziert – die Blogs, die den Buzz aufgegriffen haben, werden ebenfalls referenziert. Idealerweise bietendie Memetracker einen RSS-Feed an, um den Nutzen automatisch Updates zukommen zu lassen.

Memetracker sind wirklich ein klasse Mittel, um schnell einen Überblick darüber zu gewinnen, was die Blogger gerade bewegt. Man sollte sich jedoch schnell von dem Gedanken verabschieden alle Beträge und Stories dahinter lesen zu können. Dafür referenzieren gerade die englischsprachigen Dienste zu viele Beiträge. Um die Informationsflut zu bewältigen, sollte man sich ein Informationsmanagement zulegen. Mein Informationsmanagement besteht darin die Überschriften und Beiträge des Memetracker nach Keywords zu “scannen”, welche mich interessieren könnten.

Welche deutschsprachigen meme-Dienste gibt es? Mittlerweile lassen sich auch in Deutschland mehrere Memetracker finden.

• Rivva – ist ein recht neues Projekt des Programmierers Frank Westphal, welches das deutsche Techmeme werden will.
• Blogscout – Blogscout listet die Top Beiträge des jeweiligen Tages anhand der realen Besucher.
• Newsloop memetracker – ist der Buzz-Tracker des gleichnamigen Feedreaders. Leider wird zu diesem News-Aggregator kein RSS-Feed bereitgestellt.

Welche englischsprachige bzw. internationale meme-Dienste gibt es? Mashable stellt einige englischsprachige Memetracker vor. Diesen Diensten kann allerdings ein unterschiedlicher Focus zugeordnet werden, so dass sie entsprechend andere Nutzergruppen ansprechen.

• Memorandum
• Megite
• Chuquet
• Blogniscient
• Cloudee
• Techmeme

Habe ich einige Memetracker vergessen? Bei den deutschsprachigen, maybe – bei den englischsprachigen, definitely.

Oftmals ist es gar nicht so einfach die richtige Struktur für einen Blog Artikel festzulegen. Ich versucht hier mal ein wenig Hilfestellung mit meinen Erfahrungen zu geben.

Da der Leser und vor allem Blogleser gern sehr schnell die Inhalte von Blogs konsumieren, ist es wichtig, die Informationen zu komprimieren und für die Blogleser möglichst einfach zugänglich zu präsentieren. Ellenlange Artikel, werden in der Regel nur überfolgen. Texte ohne Punkt, Komma und Absätze werden häufig gar nicht gelesen, da diese Form zum einen erschlagend, zum anderen aber auch ermüdend auf die Leser wirkt. Wer seinen Lesern solch hohe Hürden auferlegt, kann beinahe schon froh sein, dass er noch Leser hat.

Wie sollte man die Artikel also strukturieren? Die Antwort lautet: aufgelockert und möglichst schnell vom Leser aufnehmbar! Ich habe hier einige Hinweise zusammengestellt, wie man Inhalte möglich gut darstellen kann.

• Längere Texte sollte besser in oder in mehreren Teilen präsentiert werden. Wie man Serien auf seinem Blog erstellt, habe ich hier bereits einmal beleuchtet – Texte die länger als 500-600 Wörter sind, sollte man aufteilen
• Lieber einen Absatz zuviel einbauen, als einen Absatz zu wenig, dies lockert den Text ungemein auf
• Listen verwenden – Folgen Gedankengänge einer logischen Linie, sollten sie in einer numerierten Liste erscheinen. Folgen sie keiner Linie oder sind nur eine lose Aufzählung können sie in einer ungeordneten Liste erscheinen
• Grafiken und Bilder lockern einen Text auf und können ihn bereichern und aufwerten
• Geschwafel vermeiden – So kurz wie möglich undso lange wie nötig schreiben
• Schlagwörter und wichtige Phrasen durch Fett- oder Kusiv-Druck hervorheben, dies erlaubt den Lesern die wichtigsten Informationen schnell aufzunehmen
• Rechtschreibung überprüfen – niemand will ständig Fehler in einem Text lesen

(Die im ersten Bullitpoint genannte Grenze ist natürlich weich und nach jeweils den eigenen Ermessen und Empfinden nach Oben oder Unten anzupassen.) Zum Vergleich, dieser Text hat 312 Wörter.

Einblicke in den Ranking-Algorithmus der Google Blogsuche kann man über das Patent der Blogsuche erlangen. Dieses hat Google nun eingereicht (Link siehe unten). Die

Positive Bewertung:

• Blogroll-Links von hochqualitativen Blogs
• Links von anderen Medien als Webseiten, z.B. eMails und Chats
• Verwendung von Tags statt Kategorien, das fördert die Übersicht
• Der PageRank des jeweiligen Blogs
• Die Anzahl der Feed-Abonnenten
• Anzahl der Aufrufe über die Suchergebnisse

Negative Bewertung:

• Täglich zur gleichen Uhrzeit neue Postings
• Verschiedene Inhalte im Feed und der Webseite
• Starkes Auftreten von doppeltem Content
• Verwendung von Wörtern die oft in Spam-Blogs auftauchen
• Viele Posts mit der gleichen Länge
• Verlinkung zur immer gleichen Webseite
• Eine starke Häufung von Werbebannern
• Die Platzierung der einzelnen Banner

Ich finde die es schon recht spannend,wie viele unterschiedliche und aus Nutzersicht scheinbar zweitrangige Informationen in den Algorithmus mit einließen. Dabei denke ich unter anderem an die Punkte “Täglich zur gleichen Uhrzeit neue Postings”, “Verschiedene Inhalte im Feed und der Webseite”, “Viele Posts mit der gleichen Länge” usw. Vielleicht sollte man doch den ein oder anderen Schluss auf der Offenlegung der Rankingbeeinflussenden Kriterien ziehen, gerade auch weil die Goolge Blogsuche die Blogsuche von Technorati in den Nutzerzahlen schon längst überholt hat.

Hier ist der Patentantrag der Blogsuche zu finden. Weitere Informationen unter anderem auf GWB und 901am.

Blogging for Retailers (Why blogging matters and how to get started) ist ein Whitepaper über das Corporate Blogging. Es richtet sich, wie der Name schonsagt, anHändler. Obwohl das Whitepaper relcht kurz ist, bietet es anhand verschiedener Beispiele einen kurzen Überblick über das Corporate Blogging.

Download und weitere Informationen.

Via.

Thomas Gigold hat auf Blogpiloten einen Artikel bzw. eine kommentierte Linksammlung zum Thema Bloggen zusammengestellt, Die besten Blog-Tipps. Den Artikel finde ich besonders umfassend und sehr mächtig, da er viele Tipps, Informationen und Tutorials aus der deutsch- und englischsprachigen Blogosphere zusammengeträgt und verknüpft, die einen sehr guten Einstieg in das Bloggen vermitteln. Es wird dabei nicht nur das Bloggen selbst betrachtet, sondern auch die Technik, mit der ein Blog realisiert, betrachtet.

Wer sich einmal durch die Links quergelesen hat, dürfte das notwendige Handwerk aufgesogen haben, um ein Blog zu starten. Aber auch bereits versierte Blogger dürften noch interessante Informationen in dem Artikel bzw. Links finden.

Natürlich möchte ich mich hiermit bei Thomas für die Nennung des Bloganbieter.de Blogs bedanken.

Die Ergebnisse der Blogstudie 2007 “Informationssuche im Internet – Blogs als neues Recherchetool” der Uni Leipzig mit Unterstützung der Suchmaschine Ask.com sind hier kurz kommentiert. Sehr spannend!