Was mich die letzte Tage immer wieder beschäftigt, ist eine sinnvolle Systematisierung eines E-Mail-Postfachs. Dies hat zwar relativ wenig mit dem Bloggen zu tun, könnte aber für den ein oder anderen von Interesse sein. Mir ist bewusst, dass bei einigen, vielleicht sogar bei vielen, das private Postfach relativ wenig Aufmerksamkeit zu Teil kommt, wenn es um Ordnung, Archivierung und Workflow geht. Zurückzuführen ist dies wohl auf die nicht vorhandene Anforderung des dauerhaften Speicherns von Informationen. Nur was ist, wenn man auf E-Mails von vor fünf Jahren zurückgreifen muss und man in der Vergangenheit erhaltene Daten benötigt.Wie man dieser Anforderung gerecht werden kann, konnte ich auch mit ein wenig Recherche im Web nicht vollständig für mich klären.

Wichtig ist bei der E-Mail-Archivierung natürlich neben der sinnvollen Organisation vor allem auch die Möglichkeit der schnellen Auffindbarkeit von Informationen und einzelnen E-Mails.

Wie sollte man das Postfach im Idealfall organisieren, welche Systematik hat sich bewährt?

Sicherlich sind für ganz unterschiedliche Aufgaben, verschiedenartige Techniken sinnvoll. Auch erlauben verschiedene E-Mail-Programme und Webservices unterschiedliche Archivierungsmöglichkeiten. So haben z.B. die üblichen E-Mail-Programme (Outlook, Thunderbird, The Bat, usw.) häufig Ordner mit weiteren Unterordner. Die Ordner existieren zwar häufig auch bei den Webservices (Gmx.de, Web.de, Gmail.com, usw.), aber z.B. Gmail hat nur einen Archivierungsordner und sogenannte Label. Label können E-Mails zugeordnet werden und dienen (vereinfacht) als Suchordner.

Die Internetrecherche und die Reflexionen meiner bisherigen Erfahrungen ergab die folgenden Liste mit Ansätze, die mit Sicherheit nicht vollständig ist.

Organisation nach Aufgaben/Projekten
Bei diesem Ansatz wird jeder Aufgabe oder jedem Projekt ein eigener Ordner gewidmet und enthalten sämtliche Kommunikation zum Thema. Unterordner sind denkbar. Problematisch könnten E-Mails mit aufgabenübergreifenden Focus sein.

Organisation nach Namen/Firmen
Diese Ordner enthalten die Kommunikation zu bestimmten Namen bzw. Firmen. Diese Art der Ablage hat aber den Nachteil, dass man genau wissen muss, wer einem die gesuchte E-Mail geschickt hat. Zudem kann man bei dieser Ablage nur sehr schlecht Konversationen folgen, sofern mehr als zwei Beteiligte dabei waren.

Verwendung eines Archiv-Ordners
Bei diesem Ansatz werden aller E-Mails in einem einzigen Archiv-Ordner abgelegt. Zuerst haben ich von diesem Ansatz bei Fred Burnel gelesen, der mit diesen Ansatz gute Erfahrungen gemacht hat. Der gewichtige Vorteil den er hierbei sieht, ist die Zeiteinsparung sowohl bei dem Archivieren als auch bei dem Suchen von Informationen, da jeweils nur ein Ordner in Frage kommt. Obwohl man zuerst denken könnte, dass die Suche nach Informationen und bestimmten E-Mails länger dauern könnte, sollte man dies aber auch als Chance sehen, schließlich gibt es nur einen Ordner in dem man suchen muss. Zudem haben die Webservices und Programme in der Regel ausgesprochen leistungsstarke Suchen.

Meine bisherige Archivierung von E-Mails ist geordnet nach Themen. Also habe ich gut 10 verschiedene Ordner mit z. T. einigen weiteren Unterordnern. Das Einsortieren der E-Mails ist bei dieser geringen Anzahl von Ordnern zwar einigermaßen schnell erledigt, jedoch habe ich ab und zu Probleme bestimmte E-Mails oder Informationen schnell wiederzufinden. Zukünftig bin ich gewillt einmal den Ansatz probieren, bei dem alle E-Mails in einen Archiv-Ordner abgelegt werden. Doch vorher würde ich gern ein paar Meinungen von euch hören.

Also es würde ich interessieren, ob und wie ihr eure E-Mails archiviert? Gibt es anderen sinnvolle und praktikable Ansätze. Was hat sich bei euch bewährt?

Zusatz-Tipp: Löschen!
Ein nachvollziehbar sinnvoller Tipp liegt im schnellen Löschen von E-Mails, die vermutlich nicht mehr benötigt werden. Also „delete, delete, delete“ wie auf 43folders vermerkt ist. Viele der E-Mails die man erhält beinhalten zwar Informationen, jedoch ist fraglich, ob man diese auch wirklich noch einmal benötigt oder aber nur als Balast im E-Mail-Postfach liegt. Dieser Belast erschwert das schnelle Auffinden von Informationen und kann verhindert werden. Alternativ könnte man auch überlegen, einen Ordner mit „gelöschten“ oder „nicht mehr benötigten“ E-Mails anzulegen – für all diejenigen, die sich nicht ganz von ihrer Sammelwut trennen mögen.

• WordPress.com erhöht den Onlinespeicher auf 3 GB. Bisher konnten Blogger bei WordPress.com nur 50 MB an Bildern und Daten speichern. War dieser Speicher aufgebraucht, musste zusätzlicher Speicher gekauft werden.
• Rivva listet ab sofort die Topquellen der Rivva Startseite tagesaktuelle in den Leitmedien auf. Das Ranking der Liste beruht nicht auf der simplen Verlinkung, sondern versucht die Medienmacht und Präsenz der einzelnen Quellen zu bewerten. Aktuell werden über 400 Quellen aufgelistet und sind als OMPL downloadbar. Zudem wird die Kategorisierung Rivvas in den kommenden Wochen weiter ausgebaut.
• Oliver Wangner gibt acht hilfreiche Tipps, wie man seine WordPress-Installation sicherer gestaltet und vor Eindringlichen schützt.
• Makeuseof listet mehr als 3o Desktop Softwareanwendungen für Blogger auf. Neben Desktoppublishern, Statistikanwendungen

Letztens bin ich in der Bibliothek über das Buch “WordPress – Weblogs einrichten und adminstrieren” von Frank Bueltge gestolpert. Das Buch habe ich die vergangene Woche gelesen und war begeistert. Auf knapp 200 Seiten sind viele Tipps und Anleitungen komprimiert geschrieben und mit vielen Screenshots bebildert zu Papier gebracht worden. Das Buch richtet sich nicht nur an Anfänger, die sich mit dem Thema WordPress und dem optimalen Weblog beschäftigen wollen, sondern auch an jene, die ihr eigenes Template oder das individuelle Plugin erstellen wollen.

Übrigens wird dieses Buch mit einem Weblog, natürlich auf Basis von WordPress begleitet, indem es Leseproben und Downloads (Beispieldateien im HTML-, CSS-, PHP-Format). Der Preis des Buches liegt bei knapp 20 Eur, was ich für einen fairen Preis halte.

Würde man sich all diese Tipps im Internet zusammenlesen, wäre man sicher recht lange unterwegs.

Ich muss mal mit einem Thema hier auflaufen, welches nix mit Weblogs zu tun hat.

Momentan überlege ich, mir eine Microsoft Office 2007 (Home and Student) Version zu kaufen, allerdings weiss ich nicht wie ausgereift diese Software ist. Momentan verwende ich die Version 2003 und bin eigentlich ganz zufrieden. Primär geht es mir darum die neuen Gestaltungsmöglichkeiten zu nutzen. Natürlich will ich auch mal wieder was neues, schließlich verwende ich die Vorgängerversion ja auch schon einige Jahre. Bei Office Lösung habe ich bereits einiges quer gelesen und die fesche Marketing-Seite von MS gelesen.

Mich würde aber viel mehr interessieren was jemand der den Wechsel von Office 2003 auf Office 2007 bereits vollzogen hat, mir raten würde. Habt ihr es bereut? Hat es sich gelohnt? Ist die neue Version ihre Geld wert? Es sind ja schließlich doch knapp 140 Eur. Ich würde mich freuen, wenn sich der ein oder andere zu Wort melden würde.

Disclaimer:

Vorschläge OpenOffice, StarOffice & Co zu nutzen können gern gemacht werden, werden jedoch dezent ignoriert.
Mitarbeiter aus dem Hause Microsoft können zwecks Sponsorings Kontakt zu mir über das Impressum aufnehmen.

Jan Tißler vom UPLOAD Magazin hat eine sehr nettes Projekt ins Leben gerufen, bei der Blogger ihre Erfahrung untereinander teilen. Blogtipps für Einsteiger heisst es. Zudem wird nach Ablaufs des Projektzeitraums ein Goddie iHv 100 Eur verlost. Einsendeschluss ist Sonntag, 22. Juli, Mitternacht. Falls ich genügend Zeit finde und ne lustige Idee, werde ich auch einen Betrag zum Projekt schreiben.

Robert Lender hat den Umstand eines fehlenden deutschsprachigen Handbuchs für die Blogsoftware Serendipity zum Anlass genommen ein Roundup zu schreiben, der viele Tipps und Tricks zu Serendipity verknüpft.

Ein richtiges Handbuch (insbesondere in deutscher Sprache) gibt es für Serendipity/S9y leider noch nicht. Was es aber gibt, sind Einzeltexte in Weblogs, Foren etc. die Hilfestellungen zu unterschiedlichen Bereichen von S9y bieten.

Mit dem Artikel Das fragmentarische Quer-durch-das-Web Serendipity/S9y Online Handbuch wurde hiermit eine zentrale Anlaufstelle, neben den S9y-Foren, für Serendipity Nutzer erstellt.

Oftmals ist es gar nicht so einfach die richtige Struktur für einen Blog Artikel festzulegen. Ich versucht hier mal ein wenig Hilfestellung mit meinen Erfahrungen zu geben.

Da der Leser und vor allem Blogleser gern sehr schnell die Inhalte von Blogs konsumieren, ist es wichtig, die Informationen zu komprimieren und für die Blogleser möglichst einfach zugänglich zu präsentieren. Ellenlange Artikel, werden in der Regel nur überfolgen. Texte ohne Punkt, Komma und Absätze werden häufig gar nicht gelesen, da diese Form zum einen erschlagend, zum anderen aber auch ermüdend auf die Leser wirkt. Wer seinen Lesern solch hohe Hürden auferlegt, kann beinahe schon froh sein, dass er noch Leser hat.

Wie sollte man die Artikel also strukturieren? Die Antwort lautet: aufgelockert und möglichst schnell vom Leser aufnehmbar! Ich habe hier einige Hinweise zusammengestellt, wie man Inhalte möglich gut darstellen kann.

• Längere Texte sollte besser in oder in mehreren Teilen präsentiert werden. Wie man Serien auf seinem Blog erstellt, habe ich hier bereits einmal beleuchtet – Texte die länger als 500-600 Wörter sind, sollte man aufteilen
• Lieber einen Absatz zuviel einbauen, als einen Absatz zu wenig, dies lockert den Text ungemein auf
• Listen verwenden – Folgen Gedankengänge einer logischen Linie, sollten sie in einer numerierten Liste erscheinen. Folgen sie keiner Linie oder sind nur eine lose Aufzählung können sie in einer ungeordneten Liste erscheinen
• Grafiken und Bilder lockern einen Text auf und können ihn bereichern und aufwerten
• Geschwafel vermeiden – So kurz wie möglich undso lange wie nötig schreiben
• Schlagwörter und wichtige Phrasen durch Fett- oder Kusiv-Druck hervorheben, dies erlaubt den Lesern die wichtigsten Informationen schnell aufzunehmen
• Rechtschreibung überprüfen – niemand will ständig Fehler in einem Text lesen

(Die im ersten Bullitpoint genannte Grenze ist natürlich weich und nach jeweils den eigenen Ermessen und Empfinden nach Oben oder Unten anzupassen.) Zum Vergleich, dieser Text hat 312 Wörter.

• Star-Bloggerin Huffington: “Wir rütteln die Mainstream-Medien auf” – Netzwelt – SPIEGEL ONLINE – NachrichtenArianna Huffington, berühmte US-Bloggerin, lehrt die Regierung Bush das Fürchten. Im Interview mit SPIEGEL ONLINE spricht sie über Hillary Clintons größtes Problem – und verrät, wie Internet und Weblogs die Politik revolutionieren können.
• How to Know When to Stop Blogging « Lorelle on WordPress1. Stop blogging if you don’t have a purpose 2.Stop blogging if you do not have the time 3.Say “noâ€? if you are already over-committed 4.Don’t blog when you’ve run out of original things to say 5. Don’t blog if you don’t have the temperament
• Offline WYSIWYG WordPress Editor: Windows Live Writer | WordPress Tutorials And Blogging TipsLast year Microsoft had released an interesting blog authoring tool known as Windows Live Writer (WLW) – Still in Beta atm. Originally geared towards Windows Live Spaces users, it also support other blog CMSs like WordPress (yeah..), Movable Type, LiveJou
• New Blogger: expr – how to convert template tags to data tags for social bookmarking badges etc – A Consuming ExperienceTemplate tags representing the current post’s title, permalink or direct URL, date, unique ID, or your blog’s title or blog URL etc, are often used in code to help people add your posts to Del.icio.us, Furl and other Web 2.0 or social bookmarking sites li
• Turn Your Blog Into Money Making Machine: 10 Excellent Tools to Help You Generate Blog Post Ideas1. Usenet / GG Groups 2. Yahoo! Answers 3. Google / Yahoo! News 4. Keyword Tools 5. Technorati 6. Del.icio.us 7. Digg & Reddit 8. StumbleUpon 9. Wikipedia 10. Craigslist

Wer sein/seine Blog(s) von einem Desktop aus befüllen und editieren will, kann dieses zum Beispiel mit dem w.Bloggar Desktop Publishing Tool machen. Es erlaubt einem Posts zu schreiben und zu editieren, sowie die Templates des Blogs zu verändern. Mit w-bloggar lassen sich wirklich viele unterschiedeliche Blog- und CMS-systeme, wie Google Blogger, WordPress, Typepad, Movable Type, Msn Spaces, B2evolution aber auch Drupal und PostNuke administrieren.

The w.bloggar is an application that acts as an interface between the user and one or more blog(s); in other words, it is a Post and Template editor, with several features and resources that the browser based blog editors do not offer.

Der w.bloggar Desktop Client hat nach eigenen Aussagen die folgenden Features:

• Post and Publish on most blogs/cms tools and services
• Edit Posts and Templates
• Save Posts locally for further publishing
• Import Text files
• Add links and images
• Format text font and alignment
• Multiple accounts and blogs
• Post preview
• Colorized HTML code
• HTML tags menu
• Find/Replace option
• Post to many blogs
• Title and Category Fields
• Spell Checking
• File and Image Upload
• Custom Tags Menu
• Toolbar Icons Skin
• Supports Windows XP
• Support to the advanced MovableType options
• Add Account Wizard
• Support to Multiple Categories
• Option to XHTML compliance
• Import and Export Settings
• Ping to Weblogs.Com, blo.gs, Technorati and ping-o-matic
• No Spyware!
• No Nag Screens!

• 10 Ways To Lose RSS Subscribers
  1. Hardly post and when you do it is to apologise for not posting; 2. Re-post boingboing or some other popular blog, or copy and paste press release; 3. Only ever write when in a bad mood, drunk or have nothing to say; 4. Constant unrelenting negativity;
• Google Blog Search Surpasses Technorati
  Die Google Blog Suchmaschine hat Tachnorati als Suchmaschine spezialisiert für Blogs in der Anzahl der Nutzer und Suchanfragen überholt.
• Delicious Tagometer howto: manual mode customisation, code
  Hier ein sehr umfangreiches und hochwertiges HowTo, wie man das Delicious Tagometer Badge manuell bearbeitet und nach den eigenen Wünschen anpasst.