Was mich die letzte Tage immer wieder beschäftigt, ist eine sinnvolle Systematisierung eines E-Mail-Postfachs. Dies hat zwar relativ wenig mit dem Bloggen zu tun, könnte aber für den ein oder anderen von Interesse sein. Mir ist bewusst, dass bei einigen, vielleicht sogar bei vielen, das private Postfach relativ wenig Aufmerksamkeit zu Teil kommt, wenn es um Ordnung, Archivierung und Workflow geht. Zurückzuführen ist dies wohl auf die nicht vorhandene Anforderung des dauerhaften Speicherns von Informationen. Nur was ist, wenn man auf E-Mails von vor fünf Jahren zurückgreifen muss und man in der Vergangenheit erhaltene Daten benötigt.Wie man dieser Anforderung gerecht werden kann, konnte ich auch mit ein wenig Recherche im Web nicht vollständig für mich klären.

Wichtig ist bei der E-Mail-Archivierung natürlich neben der sinnvollen Organisation vor allem auch die Möglichkeit der schnellen Auffindbarkeit von Informationen und einzelnen E-Mails.

Wie sollte man das Postfach im Idealfall organisieren, welche Systematik hat sich bewährt?

Sicherlich sind für ganz unterschiedliche Aufgaben, verschiedenartige Techniken sinnvoll. Auch erlauben verschiedene E-Mail-Programme und Webservices unterschiedliche Archivierungsmöglichkeiten. So haben z.B. die üblichen E-Mail-Programme (Outlook, Thunderbird, The Bat, usw.) häufig Ordner mit weiteren Unterordner. Die Ordner existieren zwar häufig auch bei den Webservices (Gmx.de, Web.de, Gmail.com, usw.), aber z.B. Gmail hat nur einen Archivierungsordner und sogenannte Label. Label können E-Mails zugeordnet werden und dienen (vereinfacht) als Suchordner.

Die Internetrecherche und die Reflexionen meiner bisherigen Erfahrungen ergab die folgenden Liste mit Ansätze, die mit Sicherheit nicht vollständig ist.

Organisation nach Aufgaben/Projekten
Bei diesem Ansatz wird jeder Aufgabe oder jedem Projekt ein eigener Ordner gewidmet und enthalten sämtliche Kommunikation zum Thema. Unterordner sind denkbar. Problematisch könnten E-Mails mit aufgabenübergreifenden Focus sein.

Organisation nach Namen/Firmen
Diese Ordner enthalten die Kommunikation zu bestimmten Namen bzw. Firmen. Diese Art der Ablage hat aber den Nachteil, dass man genau wissen muss, wer einem die gesuchte E-Mail geschickt hat. Zudem kann man bei dieser Ablage nur sehr schlecht Konversationen folgen, sofern mehr als zwei Beteiligte dabei waren.

Verwendung eines Archiv-Ordners
Bei diesem Ansatz werden aller E-Mails in einem einzigen Archiv-Ordner abgelegt. Zuerst haben ich von diesem Ansatz bei Fred Burnel gelesen, der mit diesen Ansatz gute Erfahrungen gemacht hat. Der gewichtige Vorteil den er hierbei sieht, ist die Zeiteinsparung sowohl bei dem Archivieren als auch bei dem Suchen von Informationen, da jeweils nur ein Ordner in Frage kommt. Obwohl man zuerst denken könnte, dass die Suche nach Informationen und bestimmten E-Mails länger dauern könnte, sollte man dies aber auch als Chance sehen, schließlich gibt es nur einen Ordner in dem man suchen muss. Zudem haben die Webservices und Programme in der Regel ausgesprochen leistungsstarke Suchen.

Meine bisherige Archivierung von E-Mails ist geordnet nach Themen. Also habe ich gut 10 verschiedene Ordner mit z. T. einigen weiteren Unterordnern. Das Einsortieren der E-Mails ist bei dieser geringen Anzahl von Ordnern zwar einigermaßen schnell erledigt, jedoch habe ich ab und zu Probleme bestimmte E-Mails oder Informationen schnell wiederzufinden. Zukünftig bin ich gewillt einmal den Ansatz probieren, bei dem alle E-Mails in einen Archiv-Ordner abgelegt werden. Doch vorher würde ich gern ein paar Meinungen von euch hören.

Also es würde ich interessieren, ob und wie ihr eure E-Mails archiviert? Gibt es anderen sinnvolle und praktikable Ansätze. Was hat sich bei euch bewährt?

Zusatz-Tipp: Löschen!
Ein nachvollziehbar sinnvoller Tipp liegt im schnellen Löschen von E-Mails, die vermutlich nicht mehr benötigt werden. Also „delete, delete, delete“ wie auf 43folders vermerkt ist. Viele der E-Mails die man erhält beinhalten zwar Informationen, jedoch ist fraglich, ob man diese auch wirklich noch einmal benötigt oder aber nur als Balast im E-Mail-Postfach liegt. Dieser Belast erschwert das schnelle Auffinden von Informationen und kann verhindert werden. Alternativ könnte man auch überlegen, einen Ordner mit „gelöschten“ oder „nicht mehr benötigten“ E-Mails anzulegen – für all diejenigen, die sich nicht ganz von ihrer Sammelwut trennen mögen.

Mit dem Webservice HelloTxt kann man sehr simpel gleichzeitig auf mehreren Microbloggingplattformen bloggen. Zu den bisher eingebundenen Plattformen zählen neben den Größen twitter, jaiku, Pownce, tumblr auch Meemi, frazr, beemood, yappd und gozub. Neben der eigentlichen Nachricht können natürlich Tags zu den Nachrichten mitgesendet werden. Eine Registrierung ist für die Nutzung des Webservice nicht zwingend erforderlich, jedoch aber sehr hilfreich, sofern man auf unterschiedlichen Microbloggingplattformen tätig ist.

templatr ist ein recht junger Serivce der sich vor allem an diejenigen richtet, die sich für ihre Weblog ein individuelles Templates erstellen wollen, aber wenig Erfahrung mit HTML, Grafik Design und Co haben. Durch einfaches markieren der jeweiligen Region des Weblogs (Sidebar, Header, usw.) können CSS-Attribute zugeordnet werden.

Dies kann sowohl für die Startseite (index), als auch für statische Seiten (static pages) und Artikelseiten (single page) durchgeführt werden. Anschließend können Grafiken hochgeladen und im Weblog Template platziert und zugeordnet werden. Nach Vervollständigung des Templates kann dieses heruntergeladen und auf das eigene Weblog geladen werden.

Laut Web2Null können bisher nur Templates (Themes) für WordPress erstellt werden. Insgesamt erinnert mich dieser Webservice ein wenig an den bereits Anfang des Jahres veröffentlichten WordPress Theme Generator.

Update: Gerade habe ich im templatr Blog gelesen, dass gerade gebprüft wird, Templates auch für Joomla, Mediawiki, Textpattern, b2evolution, Drupal, Serendipity und Movable Type zu erstellen.

Wer es satt hat auf Einladungen zu neuen WebServices zu warten, kann sich den Dienst InviteShare zu Nutze machen. Bei InviteShare können diejenigen die Einladungen erhalten wollen in Wartelisten eintragen und diejenigen, die bereits Einladungen besitzen, können sie mit anderen Interessenten teilen.

InviteShare wurde nach nur einem Tag Livebetrieb versteigert. Glücklicher Gewinner der $25.000 Auktion ist Michael Arrington (Techcrunch). Aktuell ist der Dienst erstmal offline, schade eigentlich, den hätte ich mir gern einmal näher angesehen. Markus Tressl hat bereits einige Erfahrungen mit InviteShare gemacht und darüber gebloggt.

Meine Del.icio.us Links für Juni 30th – Juli 6th:

• BlogSecurity » wp-pass Redirect Vulnerability -
• OLG Hamburg: Keine Verwendung von Unternehmensnamen als Titel eines Blogs -
• 230+ Keyboard Shortcuts for Top Web Services -

Ich habe nun endlich eine Einladung zum Private Beta Test des Webanalytics Services Reinvigorate erhalten, so dass ich soboald ich genügend ausreichende Daten gesammelt habe, ein wenig resümieren kann.

Blog Strings ist ein WebService, der Blogger mit ähnlichen Interessen verbinden will. Mittels zwanzig Fragen, die bei Erstellung des Profils beantwortet werden müssen, sollen gleichgesinnte Blogger zusammengeführt werden. Die erstellten Profile sind öffentlich im Internet verfügbar und sollen den Bloggern mehr Traffic auf ihr Weblogs bringen. Via web2null.

Blog Strings is a new meeting site for bloggers and those who enjoy browsing blogs. Whether you blog at MySpace, LiveJournal, Blogspot or host your own using MT, WordPress, Vox or Textpattern, BlogStrings is here to bring together bloggers and readers who share the same interests! Our goal is to connect interesting people from all walks of life and,in the process, bring traffic to your blog.

Nachdem es mit BlogDesk, MarsEdit und Co. verschiedene Desktop-Applikationen zum Bloggen gibt, fehlte eigentlich noch ein webbasierter Service, WriteToMyBlog ist ein solcher WebService.

WriteToMyBlog is a free web based word processor for your Blog. Create Post Entries for your Blog from right here, completely free, no membership required, can Post to multiple Blogs simultaneously, manage your Posts, works with all major Blog programs, and is easy-peasy!

Mit diesem WebService können neben Googles Blogger.com, auch Blogartikel für Typepad, WordPress.com, WordPress und Movable Type Blogs geschrieben werden. WriteToMyBlog nutzt den WYSIWYG-Editor TinyMCE, welcher auch in WordPress eingesetzt wird.

Um den kostenlosen WebService zu nutzen, wird keine Mitgliedschaft oder Login benötigt. Die Logindaten für ein oder auch mehrere Blogs werden hierbei in ein PopUp eingetragen und sofern gewünscht auch gespeichert.

Eigentlich ein ganz netter Dienst, allerdings scheue ich mich davor, meine Logindaten dort einzutragen. Vor allem, dürfte das Veröffentlichen von Artikeln auch nicht schneller gehen, als wenn man sich selbst in sein Blog einloggt. Wer braucht also diesen Dienst? Naja, vielleicht reicht es ja wenn es easy-peasy ist.� Via.