Wikis schaffen so langsam den Schritt vom alleinigen Einsatz durch die Geeks zu dem Einsatz in Unternehmen. Per Definition ist ein Wiki

“eine Sammlung von Intranet- oder Internetseiten, die von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch in Echtzeit online geändert werden kann. Wikis ermöglichen es, dass verschiedene Menschen gemeinschaftlich an Texten arbeiten. Neben der Autorenschaft besteht die Mitarbeit bei Wikis oft auch in der redaktionellen Mitarbeit.” (Wikipedia)

Für Wikis lassen sich unterschiedliche Einsatzgebiete innerhalb von Unternehmen rund um das Thema Informations- und Wissensmanagement identifizieren. Hierbei ist zu unterscheiden, wie weitreichend der Nutzerkreis des jeweiligen Wikis sein soll. Handelt es sich um ein projektbezogenes oder um ein Abteilungswiki. Die ist insbesondere bei den Zugriffsrechten zu beachten, da alle Informationen nicht auch gleichzeitig für alle Mitarbeiter des Unternehmens zugänglich sein sollen. Mögliche Einsatzgebiete für Wikis sind zum Beispiel:

  • Dokumentation des Wissens der Mitarbeiter über Arbeitsabläufe, Organisationsstrukturen, Fachwissen.
  • Dokumentation zu Individualsoftware, welche von dem Unternehmen eingesetzt wird. Dies kann in Form eines Handbuches, Tippsammlung o. ä. erfolgen.
  • Kollaborative Weiterentwicklung von Projekten und Briefings
  • Dokumentation von (Software)-Projekten
  • Kollaborative Sammlung von Daten
  • …. (diverse weitere Einsatzgebiete sind möglich)

Allerdings stehen dem Einsatz von Wikis in Unternehmen einige Probleme im Wege, welche die Akzeptanz der Wikis bei den Mitarbeitern betreffen, denn nicht jeder erkennt sofort das Potential des Tools. Diesen Akzeptanzproblemen muss durch Training und Schulung entgegengewirkt und aufgeklärt werden.

Sicherlich werden viele der Mitarbeiter sich über den Sinn und den Nutzen des Wikis monieren, denn sie fragen sich, warum sie ihr eigenes Wissen dokumentieren soll und was es ihnen nützen würde.

Ein weiteres Problem stellt die Technik und die Komplexität des Wikis dar. Auch wenn die Funktionsweise eines Wiki recht simpel ist, kann sie nicht sofort von jedem verstanden und effektiv eingesetzt werden. Um die Ängste vor der neuen Technik oder etwas falsch/kaputt zu machen, sollte den Mitarbeitern eine Dokumentation der Funktion ausgehändigt werden, als auch eingangs eine Schulung stattfinden, in der die Funktionsweise und die grundlegenden Funktionen samt gundlegenden Syntax erläutert werden. Diese Aspekte sind besonders wichtig, sofern das eingesetzte Wiki keinen WYSIWYG-Editor besitzt. Ein WYSIWYG-Editor (What you see is what you get) erlaubt eine grafische Gestaltung des Textes, ähnlich wie der ein gängigen Textverarbeitungsprogrammen.

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist die Zeit. Wieviel Zeit sollen die Mitarbeiter pro Woche oder pro Monat aufbringen, um die alltäglichen Aufgaben nicht zu vernachlässigen. Hier kann entsprechend eine Richtzeit vorgegeben werden, die nicht überschritten werden soll. Dies hat zur Folge, dass die Inhalte des Wikis stetig wachsen. Einemöglicht Richtzeit könnte zum Beispiel 1 Stunde pro Woche sein.

Zu guter Letzt muss man noch auf das vielleicht wichtigste Thema eingehen, die Teilnahme. Es macht absolut keinen Sinn ein Wiki in der Abteilung zu installieren, wenn niemand es nutzt. Daher ist es besonders wichtig, die Mitarbeiter entsprechend von dem Wiki und dessen Potential für das gemeinschaftliche Arbeiten. Geht man bei der freien Enzyklopädie Wikipedia davon aus, dass circa 90 % der Nutzer nur die Inhalte konsumieren und circa 10 % der Nutzer Inhalte produzieren (Poweruser sind wahrscheinlich nur wenige Prozente), ist dies keine Basis für ein unternehmensinternes Wiki. Der Anteil der produzierenden Mitarbeiter sollte möglichst über 50 % liegen, da andernfalls die Motivation derer sinkt, die Inhalte einstellen und weiterentwickeln.

Einen Überblick über die gängigen Softwarelösungen für Wikis ist unter anderem hier und hier zu finden.

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